جدید ترین مقالات
سری پادکست های فروشولوژی
چگونه از شر کارهای اداری رها شدم:کابوس کاغذبازی بی‌پایان
- بدون دیدگاه
- مدت مطالعه: ۱۵ دقیقه
غرق در دریای کاغذ
ساعت ۱۱ شب بود و من هنوز پشت میز کارم نشسته بودم. نه برای پیگیری مشتری، نه برای آماده شدن برای جلسه فروش، بلکه برای پر کردن فرم‌های بی‌پایان! فرم ثبت سرنخ جدید، فرم گزارش تماس، فرم درخواست پیشنهاد قیمت، فرم پیگیری، فرم گزارش هفتگی… گاهی احساس می‌کردم فروشنده هستم یا یک کارمند اداری؟ بیشتر وقتم صرف نوشتن و ثبت اطلاعات می‌شد تا فروش واقعی.
صبح‌های تلخ
هر صبح با یک کوه کاغذ روبه‌رو می‌شدم. باید گزارش روز قبل را تکمیل می‌کردم، اطلاعات تماس‌های جدید را وارد می‌کردم و برنامه روز را در چندین جا یادداشت می‌کردم. تا این کارها تمام می‌شد، نصف روزم رفته بود! یادم هست روزی که یک مشتری مهم تماس گرفت و من نمی‌توانستم اطلاعاتش را پیدا کنم چون یادم نبود در کدام دفترچه نوشته بودم. او پشت خط منتظر ماند تا من بین انبوه کاغذها دنبال شماره تماسش بگردم. واقعاً خجالت‌آور بود!
هفته جهنمی
هفته‌ای بود که هیچ‌وقت فراموشش نمی‌کنم. مدیرم گفته بود که باید گزارش کاملی از تمام فعالیت‌های ماه تهیه کنم. من سه شب تمام نشستم و دستی همه‌چیز را جمع‌آوری کردم: از دفترچه‌های مختلف، کاغذهای پراکنده، یادداشت‌های روی میز… وقتی گزارش را تحویل دادم، مدیرم نگاهی انداخت و گفت: آرمان، این آمارها با هم نمی‌خوانند. تو گفتی ۳۰ تماس داشتی، اما اینجا فقط ۲۳ تا ثبت شده. راست می‌گفت. ثبت چند تماس را فراموش کرده بودم.
نقطه شکست
آن روز جمعه بود که احساس کردم دیگر نمی‌توانم ادامه دهم. از ساعت ۸ صبح تا ۱۰ شب مشغول پر کردن فرم‌ها و تهیه گزارش‌ها بودم. حتی یک تماس فروش هم نزده بودم! به خودم گفتم: آرمان، تو فروشنده‌ای، نه حسابدار! اما سیستم شرکت طوری بود که اگر این کارهای اداری را انجام نمی‌دادم، نمی‌توانستم کارم را پیش ببرم.
جستجوی راه‌حل
شب‌ها در اینترنت دنبال راه‌حل می‌گشتم. مقاله‌ای در Forbes خواندم که می‌گفت فروشندگان به طور متوسط ۶۴ درصد وقتشان را صرف کارهای غیرمرتبط با فروش می‌کنند. یعنی من تنها نبودم! اما این آمار دلداری‌ام نمی‌داد. باید راه‌حلی پیدا می‌کردم. با چند همکار صحبت کردم. بعضی‌ها می‌گفتند: عادت کن، همه‌جا همین‌طوره! اما من نمی‌خواستم عادت کنم.
کشف QCRM
درست همان موقع بود که یکی از دوستانم QCRM را معرفی کرد. گفت: آرمان، این سیستم خیلی از کارهایت را خودکار می‌کند. ابتدا شک داشتم. فکر می‌کردم یک CRM دیگر است که فقط کارم را پیچیده‌تر می‌کند. اما وقتی دموی آن را دیدم، متوجه شدم که اشتباه می‌کردم. QCRM طوری طراحی شده بود که کارهای تکراری را به صورت خودکار انجام دهد. دیگر نیازی نبود همه‌چیز را دستی تایپ کنم.
تحول شگفت‌انگیز
اولین قابلیتی که توجهم را جلب کرد، فرآیندهایی بود که بصورت خودکار تعریف شده بودو مثلا اگر یک مشتری از یک صنعت خاص در سیستم ثبت می شد QCRM بصورت خودکار مستندات فروش مرتبط با آن صنعت را برای من ضمیمه میکرد تا مطالعه کنم. چک لیستهایی که از قبل تهیه شده بود. قابلیت دیگر، ایجاد خودکار پیگیری‌ها بود. اگر قرار می‌گذاشتم فردا با مشتری تماس بگیرم، سیستم به طور خودکار یادآوری تنظیم میکرد و حتی شماره تماس را برایم آماده میکرد.
نتایج باورنکردنی
در همان هفته اول، روزی ۳ ساعت از وقت کاری‌ام آزاد شد! سه ساعتی که می‌توانستم صرف کار واقعی فروش کنم. این یعنی ۵۰ درصد افزایش زمان مفید. گزارش‌های هفتگی که قبلاً کابوس شب‌های جمعه‌ام بود، حالا با یک کلیک آماده می‌شد. تمام آمارها، نمودارها و جزئیات به طور خودکار تولید می‌شدند.
تغییر نگرش
چیزی که بیشتر از همه متعجبم کرد، این بود که کیفیت کارم هم بهتر شده بود. قبلاً گاهی اطلاعات مهمی را فراموش می‌کردم یا اشتباه می‌نوشتم. حالا همه‌چیز دقیق و کامل ثبت می‌شد. مشتریان هم متوجه تفاوت شده بودند. وقتی تماس می‌گرفتند، من فوراً تمام تاریخچه همکاری‌شان را جلوی چشمم داشتم و این باعث می‌شد خیلی حرفه‌ای‌تر به نظر برسم.
درس بزرگ
امروز که به آن روزهای پر از کاغذبازی فکر می‌کنم، می‌فهمم که مشکل من نبودِ سیستم نبود، بلکه نبودِ سیستم درست بود. QCRM به من یاد داد که تکنولوژی باید زندگی را آسان‌تر کند، نه پیچیده‌تر. حالا صبح‌ها با انرژی بیشتری شروع می‌کنم، چون می‌دانم که وقتم صرف کار مفید می‌شود، نه کاغذبازی بی‌فایده.
پیام امید
اگر شما هم مثل من در دریای کاغذبازی غرق شده‌اید، بدانید که راه نجات وجود دارد. نیازی نیست تسلیم شوید و بگویید همه‌جا همین‌طور است! QCRM می‌تواند شما را هم از این کابوس نجات دهد. فقط باید جرئت تغییر داشته باشید.